Der Datenschutz soll Ihre Kunden, Kollegen und vor allem Sie selbst schützen. Dabei ist jeder Mitarbeiter für den Datenschutz im Unternehmen mitverantwortlich. Der Datenschutz sollte somit nicht zuletzt dem eigenen Interesse dienen und wahrgenommen werden.
Das Clean-Desk-Prinzip bedeutet nichts anderes als einen aufgeräumten Schreibtisch zu bewahren, denn so gelangen Firmengeheimnisse und personenbezogene Daten nicht in die Hände Dritter. Zudem sorgt das Prinzip für hohe Datensicherheit und Vertrauen im eigenen Unternehmen. Diverse Datenträger, wie beispielsweise USB-Sticks, sollten bei Abwesenheit eingeschlossen sein.
Alle internen sowie externen Auskünfte am Telefon sollten kritisch geprüft werden, ob sie dem Datenschutz entsprechen. Wenn eine Auskunft am Telefon verlangt wird, ist mit den Inhalten Vorsicht geboten! Hier sollte man im Zweifel auf den Schriftweg verweisen.
Die Abmeldung vom System beim Verlassen des Arbeitsplatzes sollte an jedem Arbeitstag erfolgen und erhöht die Sicherheit, dass fremde Dritte einen Zugriff auf die Daten aus dem System erhalten können.
Der eigene Bildschirm sollte eine Position einnehmen, dass er vor dem Einblick unbefugter Dritter geschützt ist. Auf Reisen oder an öffentlichen Arbeitsplätzen hilft ein sogenannter Blickschutzfilter.
Vertrauliche Mails müssen verschlüsselt sein, denn nur so ist eine sichere Übermittlung gewährleistet. Geeignete Verschlüsselungsverfahren lassen sich zusammen mit einem IT-Sicherheitsexperten oder einem Datenschutzbeauftragten absprechen. Zudem müssen Sie sich im Klaren sein, dass die meisten Computerviren über diverse E-Mail Anhänge verbreitet werden. Ein optimaler Virenschutz ist also nicht wegzudenken.